不是所有纸质文件都值得全部扫描
经常需要共享、有明确项目要求、很少使用但仍需保存、去留尚未确认和已经可以退出的文件，处于不同状态，不应采用同一种处理方式。
如果不先区分就全部扫描，企业可能只是把原来的纸质存量完整复制成一套新的电子存量，并没有解决使用和退出问题。而且，扫描只能处理已经堆下来的存量，阻止不了新的纸质文件继续产生。
TOPIC 05
纸质文件太多，全部扫描成电子版就能解决吗？
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我对这个问题的判断
扫描当然可以减少调取纸质原件的次数，但「纸太多」本身还不足以决定哪些文件值得扫描。
扫描本身只是一个动作：把纸面内容变成图像或 PDF。它不会替企业判断哪些该扫、以后由谁使用、原件还能不能动。
所以第一次沟通不用先报数量，先把这批文件以后要解决什么问题讲清楚就够了——范围、做法和原件的安排，都是从这个答案推出来的。
扫描件以后怎样用，决定现在怎样扫
如果只是保留一份基础电子副本，按册或文件夹形成 PDF 可能已经足够；如果员工以后需要按客户、项目、合同编号或时间查找，就需要更细的拆分、命名和记录。
有的项目只要求按约定完成扫描和交付，有的项目希望员工以后能够长期查找和使用。目标不同，工作范围和验收方式不能混在一起。
扫描完成，不等于纸质原件可以直接处理
扫描只是产生电子副本。纸质原件是否继续保管、返还、转移位置或经正式确认后销毁，需要根据企业自己的法律、合同、审计、业务和内部要求另行决定。
如果纸质原件继续保留，还要保证电子记录能够对应到原件的实际存放位置。电子内容看得见，不等于原件需要时找得到。
第一次沟通，先确认六件事
文件类型、样本和要求明确时，可以先远程了解；情况复杂时，再判断是否需要现场查看。
- 是什么类型的文件，大约有多少箱、多少册或多少页
- 文件尺寸、装订方式、保存状态和保密要求怎么样
- 扫描件以后由谁使用，主要解决查阅、共享、备份还是项目要求
- 员工通常按照客户、项目、编号、年份还是其他信息查找
- 需要按整册、文件夹还是单份文件形成电子版
- 扫描完成后，纸质原件准备继续保管、返还还是另行确认
不同文件，可能采用不同处理方式
重点不是一次把所有纸都扫完，而是让扫描范围与以后真正的使用方式匹配。
- 经常需要共享和查阅的部分优先扫描
- 有明确项目要求的部分按项目确认规格后批量扫描
- 很少使用但仍需保存的文件继续保管，需要时再扫描
- 去留和用途不清楚的文件先确认，不急着转换
- 扫描件按实际查找方式拆分、命名并建立基本入口
- 纸质原件另行决定继续保管、返还或经正式确认后退出
我可以帮助判断扫描目的、文件范围、使用方式和原件安排；不默认承诺文字识别准确率、逐页检查、固定漏扫率、固定产能或固定单价。扫描完成不等于纸质原件可以销毁，具体去向仍由企业另行确认。
如果正在考虑扫描一批纸质文件，可以先把用途和大致数量告诉我
加微信后，可以先告诉我是什么文件、大约有多少箱或多少册、扫描件以后准备怎样使用，以及纸质原件是否还要保留。我会先判断能否通过样本和资料确认，还是需要到现场查看。
