文件不能只分成「搬走」和「扔掉」
搬迁时，仍在日常使用的文件可以带到新址；低频但仍需保存的文件可以评估内部集中保管或外部保管；已经正式确认退出的文件再进入销毁安排。
有明确使用目的的部分可以考虑扫描，暂时无法判断的文件则应单独标识和保留，不要被迫在装箱前做决定。
TOPIC 06
办公室搬迁，哪些文件要带走，哪些不该继续搬？
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我对这个问题的判断
搬迁不是把旧办公室里的文件全部装箱，再原样搬到新址。它会把文件数量、责任和去留不清等长期问题一次集中暴露出来。
是否继续保存，与是否继续占用新办公室空间，是两个不同的判断。搬期临近、新址放不下，都不自动决定一份文件的去向。
所以真正有效的做法，是在准备装箱以前先看一次现场。文件数量和分布很难靠远程判断，怎么安排也不能只凭一张清单定下来。
只让员工各自清理，公共文件柜通常还是没人决定
员工可以处理自己熟悉、也有权限决定的临时材料和重复副本，但公共文件柜、档案室、离职人员留下的文件和跨部门资料，往往没有一个员工能够单独决定。
每一片公共区域都要有人负责组织确认，并为暂时找不到归属的文件留下单独区域。否则到了装箱日期，最稳妥的结果通常还是全部原样搬走。
装箱以前，要把以后怎么找的信息留下来
文件原来放在柜子里时，员工可能依靠位置、顺序和人的记忆找到。一旦装箱，这些信息就会消失。
箱外不能只写「资料」「行政文件」或「合同」。至少要让人知道文件归属、主要内容、时间或项目范围，以及这一箱接下来去哪里、由谁接收。
搬迁前看一次现场，主要厘清六件事
不是替企业逐份决定文件去留，而是把搬迁时间、文件现状和下一步安排连接起来。
- 预计什么时候搬，新旧地址和新办公室可用空间怎么样
- 目前大约有多少文件柜、档案室、储藏区域或文件箱
- 哪些文件在搬迁期间仍要使用，不能提前装箱
- 个人工位、公共文件柜和档案室分别由谁组织确认
- 哪些带到新址、继续保管、进入销毁确认、考虑扫描或暂待判断
- 装箱、标签、交接、机密文件控制和新址落位怎样安排
现场之后，文件通常会进入不同路径
目标不是追求一个固定的减量比例，而是避免把旧址的问题原样搬到新办公室。
- 日常仍要使用的文件带到新址，并安排新址位置
- 低频但仍需保存的文件转入内部集中保管或外部保管
- 已经正式确认退出的文件安排机密销毁
- 有明确使用目的的部分按项目确认扫描范围
- 暂时无法判断的文件单独标识、受控保留并安排后续确认
现场查看可以帮助形成带到新址、继续保管、扫描、销毁和待确认安排；企业仍需自行决定具体文件去留。搬迁日期、空间不足或长期未使用都不能单独构成销毁依据，不同执行工作需分别确认范围和责任。
如果搬迁时间已经确定，最好在装箱前先看一次文件现场
加微信后，可以先告诉我预计什么时候搬、现在大约有多少文件柜或档案室、新办公室空间是否减少，以及涉及哪些部门。我会先判断从哪里开始、是否需要安排现场查看。
